Die meisten kaufen zehn Werkzeuge. Gebraucht wird ein Arbeitsplatz
Ein Chatbot hier, eine Mail-Automatisierung dort, ein Avatar-Video, weil es jemand im Netz gesehen hat. Am Ende stehen fünf Insellösungen, die nichts voneinander wissen. Der Hebel liegt woanders: an einem Ort, an dem KI-Agenten mit deinen echten Mails, Dateien und Systemen arbeiten und Ergebnisse abliefern, die du nur noch freigibst.
Die Idee, mit der du kommst, ist selten die, die dir Geld bringt
Das ist kein Vorwurf, das ist die Regel. Ideen entstehen aus dem, was man sieht, und sichtbar ist das Auffällige: sprechende Avatare, Chatbots, Bildgeneratoren. Was tatsächlich Stunden frisst, ist unsichtbar und langweilig. Anfragen sortieren. Unterlagen zusammensuchen. Dasselbe fünfmal in verschiedene Systeme tippen. Nachfassen. Protokolle schreiben.
Genau deshalb steht bei mir vor dem Bauen immer ein Blick auf die echte Arbeitswoche. Manchmal endet der damit, dass ich dir von deiner ursprünglichen Idee abrate. Das ist unbequem und spart dir einen fünfstelligen Betrag.
Vier Dinge, die zusammen mehr sind als vier Tools
- Posteingang, der vorarbeitet. Eingehende Mails werden gelesen, eingeordnet, mit dem passenden Vorgang verknüpft und mit einem Antwortentwurf versehen. Du liest und schickst, statt zu suchen und zu formulieren.
- Dokumente, die sich selbst auswerten. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Protokolle. Zahlen und Fristen werden herausgezogen und landen dort, wo du sie brauchst, statt in einem Ordner, den niemand mehr öffnet.
- Wiederkehrende Abläufe als Auftrag. Du beschreibst einmal, was passieren soll, und löst es danach in einem Satz aus. Wochenbericht bauen, Nachfassmails vorbereiten, Termindaten prüfen.
- Alles an einem Ort, mit Protokoll. Jede Aktion ist nachvollziehbar, jede sensible Aktion braucht deine Freigabe. Kein Agent verschickt etwas in deinem Namen, ohne dass du es gesehen hast.
„Unser System hat keine Schnittstelle“ ist seit diesem Jahr kein Nein mehr
Der häufigste Grund, warum Automatisierungsprojekte im Mittelstand sterben, ist ein Satz des Softwareanbieters: eine offene Schnittstelle gibt es nicht, oder nur im großen Paket. Bei Branchensoftware, Praxis- und Kanzleisystemen, alter Warenwirtschaft ist das der Normalfall.
Inzwischen lässt sich daran vorbeiarbeiten. Ein Agent kann eine Anwendung so bedienen wie ein Mitarbeiter: Fenster öffnen, Felder ausfüllen, Listen auslesen, exportieren. Das ist langsamer als eine Schnittstelle und dafür überall möglich. Für die zehn bis dreihundert Vorgänge am Tag, um die es im Mittelstand geht, reicht das vollkommen.
Was vorher geklärt wird, weil es sonst teuer wird: ob dein Lizenzvertrag automatisierte Bedienung erlaubt, wie Zugangsdaten sicher hinterlegt werden und wer haftet, wenn der Ablauf etwas Falsches einträgt. Dieser Punkt steht im Angebot, bevor gebaut wird.
Start
Bis fünf Personen. Postfach- und Dateizugriff, drei eingerichtete Abläufe aus deinem Alltag, Freigabewege, Protokoll, Schulung. Richtwert vier bis sechs Wochen bis zum Alltagsbetrieb.
6.900 €
einmalig, danach 349 € im Monat für Betrieb, Anpassung und Modellbudget mit Obergrenze
Ausbau
Bis zwanzig Personen, bis acht Abläufe, Rollen und Rechte, Auswertungen. Für Betriebe, die nach dem ersten Erfolg die Breite wollen.
12.900 €
einmalig, danach 690 € im Monat
Brücke zu einem System ohne Schnittstelle
2.900 € je System, danach 89 € im Monat Überwachung. Enthält die Machbarkeitsprüfung und die rechtliche Vorabklärung. Buchbar einzeln oder zusammen mit Start und Ausbau.
Wo das im Markt liegt
Einzelprozess-Automatisierung wird in Deutschland derzeit zwischen 8.000 und 15.000 € angeboten, mehrstufige Vorhaben zwischen 15.000 und 35.000 €. Pilotprojekte als Festpreis liegen bei etwa 6.900 €, Tagessätze spezialisierter KI-Berater zwischen 1.800 und 3.000 €, bei großen Beratungshäusern darüber. Der Start liegt am unteren Rand dieser Spanne, der Ausbau unterhalb vergleichbarer Mehrprozess-Projekte.
Die übliche Faustregel: Eine Automatisierung rechnet sich, wenn sie etwa zehn Arbeitsstunden je Woche ersetzt und der vollausgelastete Stundensatz bei mindestens 50 € liegt. Bei 60 € und fünfzehn Stunden sind das rund 43.000 € im Jahr.
Ab 5.000 € Projektwert gilt: erst Prototyp, dann Festpreis. In der ersten Woche läuft ein echter Ablauf aus deinem Betrieb. Erst dann bestätigen wir den Preis.
Wenn du noch nicht weißt, welche Abläufe sich lohnen, ist die KI-Potenzialanalyse der richtige erste Schritt. Sie wird bei Umsetzung zur Hälfte angerechnet.
Nicht jede Automatisierung ist ein Datenschutzfall
Der Reflex im Mittelstand ist verständlich: sobald KI im Spiel ist, kommt der Datenschutz als Totschlagargument. Richtig ist, dass die Regeln greifen, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden. Genauso richtig ist, dass ein großer Teil der lohnenden Abläufe gar keine personenbezogenen Daten berührt: Texte für die Website, Auswertungen anonymer Kennzahlen, interne Dokumentation.
Deshalb sortiere ich zuerst, statt pauschal zu bremsen. Dort, wo Klarnamen, Gesundheits- oder Vertragsdaten im Spiel sind, arbeite ich mit Modellen, die in Europa betrieben werden oder auf eigener Hardware laufen, plus Auftragsverarbeitungsvertrag. Dort, wo keine solchen Daten anfallen, wäre dieser Aufwand nur teuer und langsam.
Häufige Fragen
Ersetzt das Mitarbeiter?
In den Betrieben, mit denen ich arbeite, nicht. Dort werden Aufgaben erledigt, für die ohnehin nie jemand eingestellt worden wäre: sauber nachfassen, alles dokumentieren, Zahlen wöchentlich statt quartalsweise ansehen. Wer etwas anderes verspricht, verkauft dir eine Geschichte.
Was kostet der Betrieb zusätzlich?
Die Modellnutzung wird nach Verbrauch abgerechnet und liegt bei den meisten Betrieben dieser Größe im niedrigen zweistelligen Bereich im Monat. Du bekommst vor dem Start eine Schätzung anhand deiner echten Mengen und ein Ausgabenlimit, damit nichts entgleist.
Wir haben keine IT-Abteilung.
Das ist der Regelfall meiner Kunden. Betrieb, Überwachung und Anpassung sind Teil des Monatsbeitrags, Ansprechpartner bin ich, nicht ein Ticketsystem.
Und wenn wir später selbst übernehmen wollen?
Dann bekommst du Zugänge, Code und Dokumentation. Ich baue nichts, aus dem du nicht wieder herauskommst.
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Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Erstgespräch 30 Minuten, kostenlos.